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従業員情報の一括更新とは
1人ずつ画面で入力する代わりに、CSVファイルをアップロードして、たくさんの従業員情報を一度に登録・更新できる機能です。新入社員の追加、退職者の処理、部署異動などをまとめて反映したいときに便利です。
CSVを取り込むときは「全件上書き」と「部分更新」のどちらかを選びます。この2つは CSVに含まれていない従業員の扱い が大きく異なります。
全件上書きとは
アップロードしたCSVの内容で、従業員情報全体を置き換えます。
- CSVに含まれる従業員：CSVの内容で登録・更新されます。
- CSVに含まれない従業員：停止（非在籍者扱い）となり、本人はWORKにログインできなくなります。
人事システム等から出力した全従業員のCSVで、台帳をまるごと最新の状態にしたいときに使います。退職者をまとめて停止できます。
部分更新とは
アップロードしたCSVに含まれる従業員だけを登録・更新します。
- CSVに含まれる従業員：CSVの内容で登録・更新されます。
- CSVに含まれない従業員：何も変更されません（そのまま維持されます）。
特定のグループ会社・部署だけを更新したいときや、一部の従業員の情報だけを変えたいときに使います。CSVに記載のない従業員には影響しません。
違いの早見表
| 全件上書き | 部分更新 | |
|---|---|---|
| CSVに含まれる従業員 | 登録・更新 | 登録・更新 |
| CSVに含まれない従業員 | アカウント停止（ログイン不可） | 変更なし |
| 主な用途 |
全社の台帳をまるごと最新化したい 退職者を一括停止したい |
一部の従業員・グループだけ更新 |
どちらを選べばよいか
- 全件上書きがおすすめ：人事システムから全従業員を出力したCSVで、台帳を常に最新に保ちたい場合。CSVに記載のない人は自動で停止されます。
- 部分更新がおすすめ：特定の会社・部署・対象者だけを更新したい場合。その他の従業員に影響を与えたくない場合。
※注意
全件上書きでは、CSVに載せ忘れた在籍中の従業員も「停止」されてしまいます。
全件上書きを選ぶときは、対象の従業員がすべてCSVに含まれているかを必ず確認してください。
「停止」とは（補足）
全件上書きでCSVに含まれない従業員はアカウントが「停止」されます。停止されると、その従業員はWORKにログインできなくなります。ただし、過去のデータ（健診結果など）は削除されず残ります。再びCSVに、該当する従業員を含めて取り込むと、停止が解除されて元に戻ります（復帰）。